Anticiper les ruptures grâce à une gestion intelligente des stocks

septembre 2025
Flacon brun et récipient transparent sur paillasse de laboratoire, avec techniciens en blouse et masque en arrière-plan.

Dans un laboratoire réglementé, une rupture de stock ne se limite pas à un simple contretemps logistique. Elle peut provoquer l’arrêt d’une série d’analyses, retarder une libération de lot ou compromettre un essai de stabilité. De la même manière, l’utilisation d’un réactif périmé ou mal stocké peut entraîner l’invalidation d’un résultat, voire remettre en cause la conformité d’un dossier. 

 

Pour répondre à ces risques, LABSTOCK intègre des mécanismes d’alerte et de contrôle qualité avancés, pensés spécifiquement pour les environnements GxP. 

Des seuils d’alerte configurables pour chaque article

Chaque type de d’article peut être associé à un seuil d’alerte personnalisable. Lorsque ce seuil est atteint ou dépassé, le système génère une notification automatique, permettant aux responsables logistiques ou qualité de réagir à temps : planifier un réapprovisionnement, ajuster une commande fournisseur ou organiser un transfert de stock interne entre zones. 

 

Cette fonction évite les décisions de dernière minute, améliore la prévisibilité des achats et limite considérablement les situations de blocage. 

Une gestion active de la péremption

La péremption est un point de non-conformité fréquent en inspection. LABSTOCK automatise le suivi des dates de péremption et des durées d’utilisation après ouverture (DUO) selon les critères définis en amont (coefficient D, conditions environnementales, date de préparation…). 

 

Le logiciel : 

  • Affiche des alertes de péremption imminente pour chaque conditionnement, 
  • Change automatiquement le statut du conditionnement 

Visualisation synthétique des anomalies

Grâce à un tableau de bord dédié, les utilisateurs peuvent visualiser en temps réel : 

  • Les conditionnements proches de la péremption, 
  • Les stocks sous les seuils d’alerte,

 

 

Cette capacité de pilotage offre un réel gain de contrôle opérationnel. Elle permet aux laboratoires d’adopter une posture préventive plutôt que corrective, ce qui est aligné avec les attentes des autorités réglementaires en matière de gestion des risques. 

Un processus critique sous contrôle : la gestion des solutions préparées

Les solutions préparées sont omniprésentes dans les laboratoires de contrôle qualité et d’analyse. Leur gestion est pourtant l’un des maillons les plus sensibles du système qualité: elle implique de maîtriser à la fois la traçabilité des composants, la validité des préparations, et la conformité des conditions d’utilisation. 

 

LABSTOCK est un logiciel complet dédié aux solutions préparées, répondant aux exigences des référentiels comme les BPF, ISO 17025 ou les guidelines FDA. 

Un suivi rigoureux des composants et de la préparation 

Chaque solution peut être décrite dans une fiche dédiée, qui contient : 

  • les constituants utilisés (avec leurs statuts qualité à jour), 
  • la méthode de préparation (procédure, équipement, salle, opérateur), 
  • les documents associés (FDS, SOP, fiche de lot), 
  • le calcul automatisé de la date de péremption. 

 

Les informations saisies sont verrouillées une fois la préparation validée, assurant la non-modification des enregistrements comme l’exige la réglementation. 

Gestion des DUO et conditions de conservation

LABSTOCK permet également d’attribuer une DUO (durée d’utilisation après ouverture/préparation) à chaque solution, selon des critères définis par le service qualité (température …) L’utilisateur est informé dès qu’une solution est non utilisable ou sur le point de l’être. Les conditions de stockage (température, humidité, compatibilité) sont elles aussi prises en compte, avec des alertes configurables. 

Étiquetage conforme et identification rapide 

Le système génère automatiquement une étiquette conforme, contenant : 

  • le nom de l’article, 
  • le n° de lot et sa date de préparation/de réception, 
  • la date de péremption, 
  • les initiales du préparateur, 
  • un code-barres pour une lecture via terminal mobile. 

 

Ce niveau de rigueur documentaire est non seulement un gain de temps, mais aussi une garantie de sécurité en environnement audité. 

Traçabilité complète des préparations et usages

Toutes les actions (création, modification, validation, destruction) sont enregistrées via un audit trail sécurisé, avec date, heure et nom de l’utilisateur. En cas de contrôle qualité ou d’inspection réglementaire, il est possible de retracer : 

  • la généalogie complète d’une solution (origine des matières premières, conditions de préparation), 
  • son historique d’utilisation dans les analyses ou les séries de tests. 

 

Cette traçabilité complète permet de prouver la conformité à chaque étape, et de renforcer la robustesse du système qualité. 

 

Cas d’usage 

Dans un laboratoire de contrôle qualité opérant en environnement BPF, les équipes manipulent quotidiennement des centaines de conditionnements. Avant la mise en place de LABSTOCK, la gestion des stocks était assurée à l’aide de fichiers Excel partagés. Résultat : un système fragile, très dépendant de la rigueur individuelle, et peu adapté à la pression des audits réglementaires. 

Les problématiques rencontrées avant LABSTOCK : 

  • Difficulté à retrouver rapidement la fiche de lot ou la FDS d’un article lors des inspections. 
  • Utilisation de solutions préparées avec des composants non conformes. 
  • Dates de péremption dépassées non signalées à temps. 
  • Traçabilité fragmentée des mouvements de stock (qui a utilisé quoi, quand, comment ?). 
  • Risques d’erreurs lors de la reconstitution de l’historique en cas de réclamation ou d’investigation qualité. 

Après déploiement de LABSTOCK :

Le laboratoire a pu professionnaliser entièrement sa gestion des flux logistiques et intégrer le stock comme une brique du système qualité. 

  • Chaque conditionnement est tracé dès la réception, avec son statut qualité, sa date de péremption, ses conditions de conservation et ses documents associés. 
  • Les solutions préparées sont étiquetées automatiquement avec toutes les mentions réglementaires (DUO, préparateur, composants, conditions d’utilisation). 
  • Des alertes sont déclenchées en cas de seuil atteint, de péremption proche, ou de non-conformité détectée. 
  • Les documents (SOP, certificats, FDS) sont liés au système et disponibles en moins de 3 clics, même en situation d’audit. 
  • Toute action est horodatée, signée, et archivée dans l’audit trail du système. 

Bénéfices constatés après 6 mois :

  • Réduction de 100 % des écarts liés au stock lors du dernier audit ANSM. 
  • Gain de 30 % de temps sur la gestion des stocks par les techniciens. 
  • Sécurisation des préparations internes avec validation double et documentation automatique. 
  • Une meilleure maîtrise des coûts, en limitant les pertes dues aux produits périmés ou mal stockés. 

 

La gestion des stocks en laboratoire est un enjeu bien plus vaste qu’il n’y paraît. Pour rester conformes, réactifs et efficaces, les laboratoires doivent s’appuyer sur des outils spécialement conçus pour leur réalité métier. LABSTOCK d’INOKY apporte cette réponse, en alliant ergonomie, traçabilité et conformité.