Qu’est-ce qu’une GMAO et pourquoi l’intégrer dans votre laboratoire ?
Dans un laboratoire réglementé, la gestion des équipements est un enjeu critique. Entre les maintenances préventives, les contrôles métrologiques, les qualifications et les interventions correctives, le suivi manuel devient vite un casse-tête. Les erreurs de planification ou les retards d’intervention peuvent entraîner des non-conformités majeures lors d’audits ou d’inspections.
C’est ici qu’intervient la GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) : une solution logicielle qui centralise et automatise le suivi des équipements. Mais toutes les GMAO ne se valent pas. Si les solutions généralistes couvrent les besoins industriels classiques, elles montrent vite leurs limites dans des environnements soumis à des normes strictes comme les BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) ou les exigences FDA/ISO.
Qu’est-ce qu’une GMAO ?
La GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est un logiciel conçu pour centraliser et automatiser la gestion des interventions de maintenance. Son objectif : garantir la disponibilité maximale des équipements tout en réduisant les coûts liés aux pannes, aux arrêts non planifiés et aux interventions d’urgence.
Dans sa définition la plus simple, une GMAO est une base de données intelligente qui regroupe toutes les informations relatives aux équipements et à leur cycle de vie : historique des interventions, plannings de maintenance, contrats de service, pièces détachées, responsables et coûts associés.
Voici les fonctions principales d’une GMAO.
La planification des interventions
Organisation des maintenances préventives selon des périodicités définies (ex. calibration annuelle, vérification trimestrielle) et génération automatique des ordres de travail.
Le suivi des maintenances correctives
Enregistrement des pannes, gestion des tickets d’intervention et traçabilité des réparations pour assurer un suivi complet de la vie de l’équipement.
La gestion des contrats et prestataires
Centralisation des contrats de maintenance externes, gestion des prestataires agréés, suivi des coûts et des échéances de renouvellement.
La gestion des pièces détachées et consommables
Association des équipements à leurs composants critiques, suivi des stocks, et anticipation des besoins pour éviter les ruptures.
Les indicateurs de performance (KPI)
Analyse du MTBF (Mean Time Between Failures – temps moyen entre pannes) et du MTTR (Mean Time To Repair – temps moyen de réparation), permettant de mesurer et d’améliorer la performance du parc machines.
Au-delà de ces fonctionnalités de base, certaines GMAO évoluent vers des approches plus avancées, comme la maintenance prédictive (grâce à l’analyse de données et l’IoT) ou l’intégration avec d’autres systèmes d’information (ERP, MES, LIMS).
Dans le contexte des laboratoires, l’intérêt d’une GMAO dépasse la simple optimisation technique : elle devient un outil de conformité réglementaire, garantissant que chaque intervention est documentée et traçable, et que les équipements critiques sont toujours qualifiés et opérationnels.
Les enjeux de la maintenance dans les laboratoires réglementés
Dans un laboratoire, chaque équipement joue un rôle clé dans la fiabilité des résultats et la conformité réglementaire. Un spectromètre mal calibré, une balance non vérifiée ou un incubateur défaillant peuvent compromettre l’intégrité de centaines d’analyses, avec des conséquences lourdes : pertes financières, retards de production, voire rejet de lots entiers.
La maintenance des équipements ne se limite donc pas à « réparer quand ça casse ». Elle s’inscrit dans une démarche préventive et réglementaire, où chaque opération doit être planifiée, tracée et documentée.
Trois grands enjeux se distinguent :
1. Assurer la disponibilité et la performance des équipements
Un appareil en panne ou hors tolérance entraîne des arrêts d’activité et des pertes de productivité. Une gestion efficace de la maintenance permet de maximiser le taux de disponibilité et d’éviter les interruptions imprévues.
2. Répondre aux exigences réglementaires
Les laboratoires soumis aux BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication), à la norme ISO 17025 ou encore à la réglementation FDA 21 CFR Part 11 doivent démontrer que chaque équipement est suivi, contrôlé et qualifié. La documentation de maintenance (calibrations, vérifications, interventions) devient alors une preuve indispensable lors d’audits.
3. Garantir la traçabilité et la sécurité des données
Chaque action de maintenance doit être enregistrée avec un audit trail (historique horodaté des opérations), afin de prouver l’intégrité et la fiabilité des données. Sans ce niveau de traçabilité, les risques de non-conformité et de contestation des résultats explosent.
Les limites des GMAO généralistes pour les laboratoires
Les GMAO disponibles sur le marché adressent principalement des secteurs comme l’industrie lourde, la logistique, le bâtiment ou encore l’énergie. Elles sont efficaces pour gérer des flottes de machines industrielles, des véhicules ou des infrastructures, mais elles atteignent vite leurs limites lorsqu’il s’agit de répondre aux contraintes particulières des laboratoires réglementés.
Voici les principales limites rencontrées avec une GMAO généraliste :
Manque de prise en compte des contraintes GxP
Les laboratoires pharmaceutiques, cosmétiques, chimiques ou agroalimentaires évoluent dans un cadre normatif strict (BPF, ISO 17025, FDA 21 CFR Part 11). Les GMAO classiques ne garantissent pas nativement la conformité documentaire ni l’audit trail requis pour passer un audit sans encombre.
Une traçabilité souvent insuffisante
Dans un laboratoire, il ne suffit pas de planifier une intervention : il faut documenter chaque action, associer des preuves (certificats, rapports de qualification, résultats de calibration) et assurer l’intégrité des données. Les GMAO généralistes se concentrent surtout sur la logistique opérationnelle et non sur la preuve réglementaire.
Peu d’intégration avec les processus qualité
Dans un laboratoire, la maintenance est étroitement liée à la qualité. Une balance non calibrée peut invalider toute une série d’analyses. Pourtant, les GMAO traditionnelles ne s’intègrent pas naturellement avec les systèmes de gestion documentaire, de suivi des formations ou de gestion des déviations (CAPA).
Une ergonomie pas toujours adaptée aux techniciens de laboratoire
Les outils généralistes sont souvent conçus pour des services de maintenance industrielle, avec des interfaces peu adaptées à l’environnement de travail d’un laboratoire. Cela peut entraîner une adoption limitée et une perte d’efficacité.
Des validations logicielles inexistantes ou coûteuses
Un laboratoire doit prouver que ses outils informatisés sont validés selon les normes en vigueur. Les solutions généralistes ne sont pas conçues pour répondre aux exigences de validation informatique (CSV – Computer System Validation), ce qui oblige à des développements spécifiques coûteux.
En clair, une GMAO classique peut suffire pour une usine mécanique ou un entrepôt, mais dans un environnement soumis aux réglementations qualité, elle risque de générer plus de problèmes qu’elle n’en résout.
C’est là qu’une solution spécialisée comme EQM prend tout son sens.
EQM : une GMAO conçue pour les laboratoires
Le logiciel EQM de la suite INOKY est bien plus qu’une simple GMAO. Conçu à l’origine pour les laboratoires pharmaceutiques (et étendu au fil des années à la cosmétique, la chimie fine et l’agroalimentaire), il combine la rigueur d’un logiciel de GMAO avec les exigences de conformité d’un environnement réglementé.
Une gestion centralisée et détaillée des équipements
Chaque équipement dispose d’une fiche complète : caractéristiques, historique d’utilisation, contrats associés, documents liés (certificats, rapports de qualification, manuels), pièces détachées et utilisateurs habilités.
Planification intelligente des opérations
EQM permet de programmer et de suivre les maintenances préventives, correctives et les qualifications réglementaires. Les alertes automatiques garantissent qu’aucune échéance critique (calibration, qualification opérationnelle, vérification métrologique) n’est oubliée.
Suivi des contrats et prestataires
La solution intègre la gestion des contrats de maintenance et de service : échéances, coûts, responsables, prestataires agréés. Chaque opération sous contrat peut être tracée et rattachée au fournisseur concerné.
Gestion des pièces et consommables associés
EQM inclut un suivi précis des pièces détachées, avec association aux équipements concernés. Cela facilite la planification des interventions et l’anticipation des besoins logistiques.
Traçabilité et conformité natives
Toutes les opérations sont enregistrées avec un audit trail complet, conforme aux exigences BPF, ISO 17025 et FDA 21 CFR Part 11. Cela permet de présenter facilement l’historique des interventions lors d’un audit ou d’une inspection.
Intégration avec l’écosystème INOKY
EQM n’est pas isolé : il s’intègre naturellement avec d’autres applications comme :
- DOC pour la gestion documentaire et les SOP,
- LABSTOCK pour la gestion des stocks,
- TRACK pour la traçabilité en temps réel sur le terrain.
Cette intégration garantit une vision à 360° de la maintenance et de la qualité dans le laboratoire, sans double saisie ni perte d’information.
Pourquoi passer à une GMAO spécialisée comme EQM ?
Adopter une solution comme EQM n’est pas seulement un choix technique : c’est une décision stratégique pour sécuriser la conformité, réduire les coûts et fluidifier les opérations.
Voici trois bonnes raisons de franchir le pas :
1. Réduire les risques de non-conformité
Avec un audit trail complet et une gestion documentaire intégrée, chaque intervention est tracée et vérifiable. Cela permet de répondre aux auditeurs et aux inspections réglementaires avec sérénité, sans perte de temps à rechercher des preuves dispersées.
2. Optimiser les coûts et la productivité
En planifiant mieux les maintenances préventives et en anticipant les besoins en pièces ou en interventions, EQM limite les arrêts imprévus et prolonge la durée de vie des équipements. Résultat : moins de pannes, moins de gaspillage, et un meilleur retour sur investissement.
3. Gagner en visibilité et en efficacité opérationnelle
Les tableaux de bord et indicateurs permettent de piloter la maintenance avec des données fiables. Les responsables qualité et maintenance disposent d’une vision claire sur l’état du parc, les interventions en cours et les échéances critiques.
Conclusion
La maintenance des équipements en laboratoire ne peut plus se contenter de fichiers Excel ou de solutions génériques. Dans un environnement réglementé, chaque intervention doit être tracée, chaque document contrôlé, et chaque action justifiée.
La GMAO spécialisée EQM répond à ces enjeux en alliant traçabilité, conformité et efficacité opérationnelle. C’est une solution pensée par et pour les laboratoires, intégrée dans un écosystème qualité complet.
